Vendéglista készítés lépésről lépésre
A vendéglista az esküvő egyik legérzékenyebb része, mert nem csak számokról szól. Mégis érdemes számokkal kezdeni, mert minden más ebből indul: a helyszín mérete, a menü ára, az ültetés és a meghívók száma.
- Írjatok össze mindenkit, szűrés nélkül. Előbb külön-külön ti ketten, aztán kérdezzétek meg a szüleiteket is. Ebben a körben még senkit ne húzzatok ki.
- Jelöljétek az oldalt. Menyasszony, vőlegény vagy közös. Ebből látszik, ha az egyik oldal sokkal nagyobb, és később az ültetésnél is hasznos.
- Bontsátok A és B listára. Az A listán azok vannak, akik nélkül nem lenne teljes a nap, a B listán azok, akiket szívesen látnátok, ha belefér.
- Döntsétek el a kísérő és a gyerekek szabályát, és mindenkire ugyanazt alkalmazzátok.
- Vessétek össze a kerettel és a helyszínnel. Ha nem fér bele, a B listából húzzatok, ne az A-ból.
- Gyűjtsétek össze az elérhetőségeket, amikor a meghívók kiküldéséhez közeledtek.
Hány vendéget hívjunk?
Erre nincs jó szám, csak két korlát: a keret és a helyszín. A menü, az italcsomag, a torta és sokszor a teríték is fejenként számolódik, ezért minden plusz vendég ténylegesen pénzbe kerül. Ha a keret adott, a létszám nagyjából ki is jön belőle. Ebben segít az esküvői költségvetés kalkulátor.
A helyszínnél ne csak azt kérdezzétek meg, hány fő fér el, hanem azt is, hányan férnek el kényelmesen tánctérrel együtt. Van, ahol minimum létszámmal vagy minimum fogyasztással számolnak, ez lefelé is korlát lehet.
Ha egy névnél bizonytalanok vagytok, tegyétek fel ezt a három kérdést:
- Beszéltünk vele az elmúlt egy évben?
- Ő meghívna minket a saját esküvőjére?
- Hiányozna, ha évek múlva a fotókat nézve nem látnánk rajta?
Ha mindháromra nem a válasz, nyugodtan kerülhet a B listára, vagy le is maradhat. A létszámot az eszköz felnőttekre, gyerekekre és kísérőkre bontva mutatja, a menühöz és az ültetéshez is ezek a számok kellenek.
Az A/B lista módszer
Az A lista azoké, akik nélkül nem lenne teljes a nap: a közeli család és a legjobb barátok. A B lista azoké, akiket szívesen látnátok, ha belefér: távolabbi rokonok, kollégák, régi barátok. Az A lista meghívója megy ki először. Ahogy jönnek a lemondások, a B listáról pótoltok, előre megbeszélt sorrendben.
Két dologra figyeljetek. A B listás meghívóknak is maradjon idejük: ha az A lista visszajelzési határideje 6 héttel az esküvő előtt jár le, a B lista meghívója legkésőbb ekkor menjen ki. A második szempont a tapintat. Egy online meghívónál nem látszik, ki mikor kapta, így a két kör nem tűnik fel a vendégeknek.
Az eszközben minden vendégnél beállíthatjátok, hogy az A vagy a B listán van, és az összesítő külön mutatja, hány fő van az egyiken és a másikon.
Kísérő: kinek jár?
A kísérő a vendéglista legkényesebb kérdése, mert itt a legkönnyebb igazságtalannak tűnni. A legegyszerűbb, ha előre eldöntitek a szabályt, és mindenkire ugyanazt alkalmazzátok. Néhány bevált változat:
- Csak párok: házastársak, jegyesek és együtt élők kapnak közös meghívót, egyedülálló vendég kísérő nélkül jön.
- Akit ismerünk: csak az a partner jön, akivel már találkoztatok.
- Mindenki hozhat kísérőt: nagyvonalú, de a létszám könnyen elszalad.
Ha kísérő jöhet, a meghívón és a visszajelzésben jelezzétek egyértelműen, és a kísérő nevét és ételérzékenységét is kérjétek el, ne csak azt, hogy jön-e. A kísérő külön főnek számít a menünél és az ültetésnél is, ezért az eszközben az ő étrendjét is külön rögzíthetitek.
Gyerekek az esküvőn
Három út van: gyerekekkel, gyerekek nélkül, vagy csak a közeli család gyerekeivel. Mindhárom rendben van, csak legyen egyértelmű. Ha nem hívtok gyereket, a meghívón írjátok le kedvesen, és ne tegyetek kivételt, mert az kiderül.
Ha jönnek gyerekek, a helyszíntől kérdezzétek meg, milyen életkortól számolnak gyerekmenüt és gyerekárat, és van-e lehetőség gyereksarokra vagy gyerekfelügyeletre. Az eszköz külön számolja a gyerekeket, hogy a cateringnek pontos számot adhassatok.
Visszajelzések: így töltődik ki magától
A vendéglistát nem kell kézzel vezetni a visszajelzésekkel együtt. Ha a meghívó online visszajelzéssel megy ki, a vendégek maguk jelölik, hogy jönnek-e, hány kísérővel és milyen étrenddel. A válaszok egyből egy listába érkeznek, amelyet a saját felületeteken láttok és le is tölthettek. Nem kell üzenetekből és telefonhívásokból összeszedni, ki mit mondott.
Az Esküvőszervező appban a visszajelzések egyből a vendéglistába érkeznek, a családok, az ültetés és a catering-összesítő mellé. Ezen az oldalon a lista csak ebben a böngészőben él, de CSV-be bármikor kimenthetitek, és később visszatölthetitek.
Az étrendek összegyűjtéséről külön cikkünk is van: étkezési igények gyűjtése az esküvőre.
Gyakori hibák a vendéglistánál
- A kísérők kimaradnak a számolásból. Egy meghívó nem egy fő. Ha a listán 60 név van, de a fele kísérővel jön, a helyszínnek 90 fővel kell számolnia. Az eszköz ezért a kísérőt külön főként adja hozzá.
- A szülők listája a végén érkezik. Ha a szüleitek is hívnának vendégeket, kérjétek el az ő listájukat az elején, és beszéljétek meg, hány hely jut rájuk.
- Nincs, aki a gyerekeket számolja. A gyerekmenü és a gyerekszék is külön tétel, a helyszínnek pontos szám kell.
- Hiányzó elérhetőségek. A címeket és telefonszámokat ne az utolsó héten gyűjtsétek. Digitális meghívóhoz egy telefonszám vagy e-mail-cím is elég.
- Két külön lista. Ha mindketten saját listát vezettek, előbb-utóbb eltérnek. Legyen egy közös, amelyet mindketten láttok.
Vendéglista sablon Excelben és papíron
Ha táblázatban dolgoznátok tovább, a Letöltés CSV-ben gombbal a teljes lista egy fájlba kerül, amelyet az Excel, a Google Táblázatok és a Numbers is ékezetekkel együtt megnyit. Az oszlopok: név, oldal, lista, gyerek, étrend, megjegyzés, kísérő, a kísérő neve és étrendje.
Visszafelé is működik: egy táblázatból kimásolt listát beilleszthettek, vagy betölthettek egy CSV-fájlt. Elég, ha soronként egy név van, a többi oszlop elhagyható. Ha üres listát nyomtattok, egy kitölthető vendéglista sablont kaptok A4-en, kézzel írt listához. Ha a lista kész, az ültetési rend készítő egy gombnyomással átveszi a neveket.